Partille Kommun gick från en snårig och rörig dokumenthantering spridd över filservrar till SharePoint. Ganska snart efter ett komplext och omfattande projekt märkte de att användarna började lagra dokument i Outlook istället. harmon.ie blev räddningen.

Intervju med Per Wikström, IT-chef Partille Kommun

Vi, som så många andra kommuner, producerar så otroligt stor mängd dokument. Vi hade närmare 1 miljon dokument lagrade på olika filservrar. De allra flesta dokumenten öppnades aldrig utan sparades en gång och sedan tittades de inte på. Många dokument hade man inte öppnat på de senaste 10 åren. Vi mejlade också jättemycket dokument fram och tillbaka till varandra, ofta var de så att de dokument vi verkligen behövde samarbeta om fanns i massa olika versioner. Ibland kunde vi ha en version på intranätet, i vårt ärendehanteringssystem hade vi en annan version och i folks mejlboxar kunde vi ha ytterligare en version. Detta kunde var viktiga strategiska dokument som vi verkligen borde ha en samsyn kring.

Partille Dokument

I samband med diskussioner kring varför det var så, kom vi fram till att vi borde hantera dokumentet som vi samarbetar kring på ett helt annat sätt. Vi borde använda en modern teknisk plattform för detta, vi valde då SharePoint. Ganska snart märkte vi att de började lagra dokument i Outlook istället, Outlook är inget ställe där man samarbetar runt dokumenten. När vi hade konstaterat det att ”Oj vad mycket Outlook-volymen växer, och vad kommer det sig?” i samma veva fick vi talas om harmon.ie.

Vi började testa harmon.ie med lite pilotanvändare som var väldigt positiva sedan gjorde vi en större satsning och erbjuder nu idag 1500 användare möjligheten att knyta ihop Outlook med vår SP plattform som vi kallar Partille Dokument. ”Det blev helt enkelt enkelt att göra rätt”

harmon.ie

harmon.ie är en plug-in till Outlook som integrerar mot SharePoint (on-prem/online & O365). Det blir enkelt för användare att arbeta med dokument och e-post i SharePoint, delning och lagring till/från SharePoint sker med drag-and-drop.

När används harmon.ie?

Först och främst använder vi det när man tar emot e-post, exempelvis extern e-post där någon konsult har gjort någon utredning och vet med sig att de här dokumenten ska flera av mina kollegor ha och samarbeta kring. Då använder man harmon.ie för att direkt dra in både e-postmeddelandet och bifogade filer till rätt samarbetsrum, tagga dokumenten som man ska och sedan kunna fortsätta dela dokumenten och e-post med sina kollegor utan att behöva skicka runt e-postmeddelandet.

Vad tycker användarna?

De är väldigt förtjusta, de gillar exempelvis den här funktionen som vi slått på att man blir påmind om att yta ut de bifogade filerna till länkar istället.

Vad är värdet av harmon.ie?

Då skulle jag säga att harmon.ie är den lösningen som knyter ihop Outlook med våran SharePoint plattform. Och gör det enkelt att göra rätt!


Vill du höra mer om harmon.ie? Hör av dig!

Emelie Lundin
+46 761 01 50 64
emelie.lundin@affecto.com