Skanska hade ett stort behov av att effektivisera och implementera ett enhetligt arbetssätt kring uppföljning och rapportering av HR-data eftersom det är medarbetarna som gör att Skanska når sina mål och sin vision.

Startpunkt

Tidigare hanterades uppföljningen genom tidsödande manuella processer och som allt för ofta resulterade i osäkra rapporter. Affecto hjälpte Skanska att ta fram en HR-analysportal som gör det möjligt för beslutsfattare att alltid ha kontroll och kunna parera oväntade behov med hjälp av ständig tillgång till uppdaterad HR-information.

Innan Skanskas HR-analysportal implementerades användes manuella processer för att ta fram rapporter. Allt underlag fanns tillgängligt inom Skanska, men i olika former och i olika system. En del dags- färska, andra lite inaktuella. Mängder av Exceldokument, på olika nivåer i organisationen, togs fram och sammanställdes. De olika avdelningarna hade varierande rutiner för att ta fram statistiken, vilket medförde att siffrorna blev svåra att jämföra, samtidigt som felmarginalerna blev stora.

”Med det nya HR-analysverktyget får våra chefer ett helt annat underlag för sina beslut kring personalplanering och styrning av verksamheten. De får veta och ser svart på vitt vad som händer i organisationen.” berättar Kristin Westling, projektledare på HR-avdelningen hos Skanska.

Svårigheterna med att få fram relevanta data gjorde att beslutsunderlaget inte blev tillförlitligt och därmed osäkert att ta beslut utifrån. En rad utmaningar som Affecto hittade en gemensam lösning på.

Lösning

  • Oracle-databas för datalagret
  • Oracle-ETL för att dagligen hantera dataöverföringar och laddningar från källsystemet till datalagret
  • Oracle Business Intelligence Enterpice Edition för att hantera dashboards, rapporter och analyser

HR-analysportalen samlar nu information från flera av Skanskas system via nattliga uppladdningar. Genom att datainsamlingen är helt automatiserad och regeluppbyggd har Skanska möjlighet att göra analyser av HR-data som är anpassad efter användarens behov och position i företaget. Och eftersom systemet dagligen hämtar data från till exempel företagets personalsystem är informationen i portalen alltid relevant och uppdaterad.

”En tydlig vinst med lösningen är att kvaliteten på data synliggörs. Därmed kan man säkra datakvaliteten och upptäcka fel. Data kan numera kvalitetssäkras från två håll – innan den laddas vidare i systemet samt att verksamheten kan se om per- soner ligger fel och om man har missat att göra någon förändring. Tack vare behörighetssystemet kommer man bara åt data för de enheter som man ingår i”, säger Affectos Lennart Hjalmarsson.

HR-analysportalen ligger på intranätet och eftersom all information finns samlad på ett ställe får cheferna en bättre överblick på nyckeltalen och personalstatistiken.

Skanskas BI-strategi bygger på Oracles teknologi och det befintliga affärssystemet baseras sedan tidigare på Oracles ETL-verktyg som stöd för inköp, ekonomi och logistik. Dessutom har personalen redan vana av och förtroende för Oracle, därför blev valet till HR-portalen naturligt.

Fördelar

  • Beslutsfattare får automatisk tillgång till uppdaterad och kvalitetssäkrad HR-information
  • Hela Skanska får gemensamma nyckeltal som är definierade och framtagna på ett enhetligt sätt
  • Datakvaliteten är bättre i källsystemen då HR-data på den lägsta nivån blir synlig
  • Större tilltro till statistik och personaldata
  • HR-personalen kan använda den frigjorda tiden till bland annat analyser istället
  • HR-informationen är behörighetsstyrd vilket ökar datasäkerheten

Tilltron till siffrorna har ökat och ifrågasätts inte längre, samtidigt som under- lagen nu används mer frekvent på alla nivåer i organisationen. Att portalen ligger på intranätet gör att informationen är tillgänglig när den behövs och eftersom den är behörighetsstyrd leder det till en högre datasäkerhet för Skanska.

Informationen i HR-verktyget gör att beslutsfattarna numera kan vrida och vända på siffrorna för att göra en riktig och bra beslutsanalys. Rätt information, i rätt tid, till rätt person levererat med hög säkerhet sammanfattar fördelarna med Affectos lösning.

Affecto gör företag mer produktiva och konkurrenskraftiga genom överlägsen användning av information. På Affecto arbetar över 1 100 personer varav 700 är specialister på beslutsstöd inom områden som verksamhetsstyrning, Business Intelligence, datalager och dataintegration. Djup kunskap och lång erfarenhet kring beslutsfattande ur både teknik- och verksamhetsperspektiv säkerställer att våra lösningar levererar verkligt värde. Affecto har sitt säte i Helsingfors med dotterbolag i Sverige, Norge, Danmark, Estland, Lettland, Litauen och Polen.

”Det är stimulerande och belönande att se hur mycket tid som frigörs för Skanskas HR-personal genom vår lösning till en analysportal. Att datasäkerheten samtidigt blivit optimal tycker vi på Affecto såklart är extra roligt”, säger Lennart Hjalmarsson.

Nyfiken?

Kontakta oss gärna.