Da Komplett.no ønsket å utvide med en ny nettbutikk for apotek gikk de til anskaffelse av en produktinformasjonsløsning (PIM) fra Informatica. Men med flere nye satsinger, samlet i et online shoppingsenter, trengte de hjelp til å finne en god løsning på komplekse utfordringer.

Oppsummert

  • Komplett ønsket å utvide produktinformasjonsløsningen til å håndtere produktinformasjon for enda flere av sine nettbutikker (bl.a. elektronikk, skjønnhet og velvære, dagligvarer, etc.)
  • Affecto kom inn i prosjektet og har bistått med rådgiving og prosjektledelse
  • Prosjektet ble restrukturert med mange mindre leveranser slik at man kunne levere verdi kontinuerlig underveis i prosjektet

Komplekse utfordringer

Komplett er i dag Norges største aktør på netthandel, og omfatter et tjuetalls nettbutikker i Norge, Sverige, Finland, Danmark og Tyskland. Fra å selge elektronikk på komplett.no har Komplett nå butikker innenfor apotek, bank, forsikring, skjønnhet og velvære, mor og barn, bildeler, møbler og dagligvarer.

For noen år siden bestemte Komplett seg for å starte nettapotek. De innså tidlig at de ville trenge en produktinformasjonsløsning for å håndtere produktutvalget. Samtidig ønsket de at en slik løsning måtte ha potensiale til å dekke alle nettbutikkenes produktinformasjon i fremtiden. Med erfaringen fra apoteket innførte også Komplett løsningen for dagligvarebutikken marked.no.
– For å implementere Informatica-løsningen i de største butikkene i selskapet startet Komplett et nytt prosjekt. Dette omfattet blant annet komplett.no, .se, .dk, samt blush.no og komplettbedrift.no – åtte nettbutikker i alt, sier prosjektleder i Affecto, Magne Bergan.

Med erfaringen fra komplettapotek.no og marked.no gikk Komplett i gang med prosjektet, der de ville gå over fra en gammel produktinformasjonsløsning til Informatica Product 360. De startet prosjektet med egen prosjektleder og et konsulentselskap som skulle bistå med implementeringen.
– Men underveis viste det seg at prosjektet var mye større og mer komplekst enn de hadde forutsett, forklarer Bergan.

Ekstern prosjektledelse

Komplett gikk ut i markedet for å finne en prosjektleder med erfaring på Product 360, og her dukket det opp en mulighet for Affecto.
– Vi kom inn i prosjektet i mars 2016, og har bistått med prosjektledelse og rådgiving på prosessene. Utfordringen var å finne ut hvordan løsningen skulle settes opp, og hvordan man kunne skape effektive forretningsprosesser, sier Bergan.

Da Affecto kom på banen var det en deling av oppgavene, der Affecto hadde prosjektledelse og rådgiving, mens et annet konsulentselskap hadde den tekniske implementeringen.
– Vi strukturerte om hele prosjektet, og fant ut hvordan vi kunne dele det opp så mye at vi kunne levere noe hele tiden. Frem til sommeren fikk vi levert en del funksjonalitet, men så ville Komplett starte markedsplass.

Det betød at andre nettbutikker kunne selge sine produkter sammen med Kompletts eget sortiment. Det ville bety at produktinformasjonsløsningen ikke bare måtte håndtere deres egne 20 000 produkter, men potensielt en million produkter. Hvordan skulle de håndtere denne mengden?
– Dette gjorde at prosjektet endret seg for vår del. Det ble en øking i prosjektets omfang for å håndtere prosessene med å innhente produktinformasjonfra tredjepartene, kvalitetssikre dem og sørge for at de også ble en del av PIM-løsningen. Da måtte vi stykke opp prosjektet på nytt, sier Bergan.

Etter at markedsplassen var klar ble det jobbet parallelt med å få inn produktene fra tredjepart inn i løsningen. Samtidig som prosjektet fortsatte å levere nødvendig funksjonalitet for å håndtere Komplett sine egne produkter.
– Fokuset var hele tiden på å effektivisere prosessen med å håndtere produktinformasjon, presiserer Bergan. – Fra det besluttes å kjøpe inn og lagerføre en vare til den er tilgjengelig i nettbutikken. I de fleste bransjer er denne prosessen lite digitalisert da det finnes få felles produktformater. Med løsningen fra Informatica er det mulig å enkelt håndtere flere forskjellige produktinformasjonsformater om ønskelig.

Fra den nye markedsplassen ble lansert i juni til november 2017 har Komplett økt sortimentet med ca. 25 000 nye produkter. Et felles format fra tredjeparter har digitalisert prosessen og sørget for en effektiv håndtering av produktinformasjon.
– Med prosjektledelse og rådgiving fra Affecto har Komplett fått opp markedsplassen, en prosess for å håndtere produktene, og økt sortimentet betydelig på forholdsvis kort tid. I tillegg har Komplett på sine egne produkter effektivisert prosessen for håndtering av produktinformasjon vesentlig fra ende til ende, sier Bergan.

Millionambisjoner

Komplett har en ambisjon om et sortiment på en million produkter. I søkefeltet på komplett.no ser man hvor mange produkter som er tilgjengelig. I midten av november var det nesten 45 000 produkter tilgjengelig – et tall som daglig tikker oppover. Av disse er ca. 20 000 egne produkter. Resten er fra markedsplassen.
– Vi har jobbet veldig tett med forretningsprosessen fra A til Å og fått til dette som en del av én løsning. Tidligere hadde innholdsavdelingen tre-fire systemer å forholde seg til når de skulle oppdatere produktinformasjon. Nå har alt dette blitt en sømløs forretningsprosess i produktinformasjonsløsningen.

Netthandel er et område med stor utvikling, og løsningen er implementert og godt rigget for fremtidig skalering.
– Sannsynligvis vil det komme andre behov og nye bruksmønstre etterhvert. Da har vi forhåpentlig en mulighet til å videreutvikle løsningene gjennom nye prosjekter, avslutter Bergan.

Om Informatica: Product 360

Informatica Product 360 er en solid produktinformasjonsløsning for å håndtere produktinformasjon fra ende-til-ende – fra leverandører til salgskanaler. Med Product 360 konsolideres all produktinformasjon i en enkelt løsning, og strømlinjeformer de interne prosessene, slik at forretningsenheter kan samarbeide på tvers av avdelinger.

Komplett har brukt Product 360 for ti nettbutikker, deriblant komplett.no/-.se/-.dk/-.fi, blush.no, integra.no/-.se, komplettapotek.no, marked.no og komplettbedrift.no.

OM Product Information management (PIM)

PIM-løsninger håndterer produktdata som virksomheter trenger for å kjøpe og selge produkter på tvers av salgskanaler som e-handel og fysiske butikker. Produktdata integreres fra PIM-løsningen til systemer som ERP-systemer, nettbutikker eller løsninger som har behov for felles og korrekte produktdata.

Løsningene bistår virksomheter med å effektivisere innhenting av produktdata fra sine leverandører. Løsningene gjør det enkelt å importere data i forskjellige formater fra forskjellige leverandører. Mange retailere har økt sortimentet kraftig de siste årene slik at effektiv håndtering av produktdata er kritisk for å være konkurransedyktig i markedet.

PIM-løsninger har muligheter for å håndtere tekniske produktdata på tvers av språk svært effektivt, noe som mange virksomheter har utfordringer med. De fleste PIM-løsninger har også god støtte for arbeidsflyt som gjør at man kan samarbeide effektivt på tvers av avdelinger internt i forhold til produktinformasjon.

Foto: Timothy Muza, unsplash.com