Liisa laittaa valkoisen takkinsa ylleen. Päivän ensimmäinen asiakas onkin tuttu, Paavo Järvenpäästä. Paavolla on ollut huonovointisuutta ja nyt on hoidon seurannan aika. Liisa sanoo vastaanottokoneelle aloituslauseen ja kone alkaa kuunnella. ”Mitenkäs teillä ollaan voitu?”

”Kiitos kysymästä, saan nukuttuakin ihan hyvin taas. Vatsa on kuitenkin kipuillut. Niin, oikealta puolelta”. Kone kuiskaa Liisalle, että viimeksi otetuissa kokeissa oli kyllä viitteitä asiaan, joka saattaa ilmetä Paavon kuvailemana kipuna ja ehdottaa paria lisäkoetta. Kone päätteli tämän Paavon potilaskertomuksesta yhdistelemällä sitä asioihin, joita Liisa oli sille kertonut sekä etsinyt vahvistusta epäilylleen kansallisista sairaustilastoista. ”Kyllä me Paavo sinut kuntoon saadaan. Nyt vaan muistat käydä kokeissa.” Päivän päättyessä kone kertaa Liisan kanssa vielä päivän asiakkaat, kuuntelee tämän mielipiteet hoidoista ja niiden etenemisestä. Liisan lopetettua työpäivänsä kone alkaa järjestellä sisäistä tietovarastoaan ja etsiä erilaisia syy-seuraus-suhteita asiakasaineistosta.

Kaaoksesta virtuaaliseen kaaokseen

Ensin oli työpöytä täynnä paperia ja prosessit olivat laatikkoja, joiden välillä paperi kulki. Oma työpöytä oli välillä kaaos, jokaisella oli omat laatikkonsa ja omat ”systeeminsä”. Perjantaisin osastopäällikkö odotti koosteraporttia, jonka virkailijat kirjoittivat ja lähetti toimitti perille.

Sitten tuli tietokone ja prosessi imaistiin sen syövereihin. Pikkuhiljaa työpöytäkin katosi ja sekin on nyt koneella. Sekavuus ei silti kadonnut mihinkään.

Kaaos siirtyi muiden prosessien osien mukana näytölle, missä se näyttäytyy kasana yhteensopimattomia sovelluksia.

Saadakseen työt tehtyä ihminen kehittää itselleen myös työkaluja – kuten kirveen, tulen tai pyörän. Työkaluja, jotka helpottavat, nopeuttavat tai tekevät työn suorittamisesta kevyempää. Näin oli myös aikana, jolloin digitalisaatiota vielä kutsuttiin ATK:ksi. Sieltä meillä peruja ovat esimerkiksi apuvälineet tiedostojen käsittelyyn (komentotulkit kuten Bash tai PowerShell) tai tiedon hakemiseen ja yhdistelemiseen (SQL-kieli). Ajan myötä nämä järjestelmät kehittyivät yhä erikoistuneemmiksi ja samalla toisistaan eriytyneemmiksi.

Kun yhden prosessin suorittamiseksi tarvitaan usean tälläisen eriytyneen järjestelmän käyttämistä, seurauksena on työn kompleksisuuden kasvu.

Aikaisemmat tarkoituksen mukaiset välineet ovat jääneet osaltaan itse aiheuttamansa mullistuksen jalkoihin. Toisaalta yhä useampi prosessi on ajan myötä digitalisoitunut ja eri järjestelmien on ollut kaikesta huolimatta pakko keskustella toisten kanssa. Usein tässä uudessa koneellistumisen aallossa on muun rationalisoinnin ohella ihmis-kone –rajapinta jäänyt huomiotta ja niin taas nykyään iso osa tietojen käsittelystä tehdäänkin – käsin.

Käänteen aika

Viime aikoina automatisointi on trendinä kasvanut it-alalla – ironista kyllä juurikin se, johon tietokoneet keksittiin, on palaamassa muotiin. Ohjelmistokehityksen ja –palvelujen yhteydessä puhutaan usein DevOpsista, jossa mm. painotetaan ohjelmistojen kehityksen syklin nopeuttamista automatisoimalla asennukset, testaus sekä operoinnin tavallisimmat työt.

Tässä nykyaikaisessa ympäristössä on monia digitaalisia apureita suorittamassa erilaisia tehtäviä, eikä uuden järjestelmäversion käyttöön ottamiseksi tarvitse enää odotella viikkoja, että palveluntarjoaja ehtii palvella.

Sen sijaan voidaan käyttää skaalautuvaa automaatiota, joka tekee saman minuuteissa tai jopa sekunneissa.

Nyt tämä ”liike” on valtaamassa alaa myös toimistosovelluksissa. Digitaalinen työkaveri voi ottaa asiakseen vaikka vastaanoton uusien asiakkaiden tietojen syöttämisen eri järjestelmiin, vaikka järjestelmät eivät sinänsä keskustelisi keskenään. Näin toimistohenkilölle vapautuu aikaa tärkeämpiin tehtäviin, esimerkiksi asiakaspalveluun.

Ehkä ihan alkukappaleen puheentunnistuksen voimalla syntyvään asiakastietojen hakuun ja päivitykseen on vielä matkaa, mutta jo tänään voidaan ottaa käyttöön ohjelmallisia apureita sujuvoittamaan prosesseja – Oma kiiltävä toimistorobotti voi esimerkiksi aina maanantaisin hakea listan uusista asiakasprospekteista eri lähteistä, syöttää ne sisään CRM-järjestelmään ja lähettää kiireiselle myyntitykille asiasta viestin whatsappiin: ”Nyt mene ja myy.”

Tilanne Affectolla ja oman automatisointiprojektin käynnistys

Suutarin lapsilla ei ole kenkiä, sanotaan. Myös meille on vuosien varrella jostain ilmaantunut it-prosesseja, jotka vaativat säännöllistä manuaalista tietojen syöttöä eri järjestelmiin. Esimerkiksi alihankkijoidemme kirjavissa formaateissa saapuvat tuntikirjaukset viedään käsin tuntikirjanpitojärjestelmäämme. Tai että palveluliiketoiminnassa päivystyksiä tekevät työntekijämme joutuvat säännöllisesti tekemään samoja tarkistuksia ja etsimään raporteilta samoja tietoja päivästä toiseen. Tälläiset asiat ovat hyviä kandidaatteja automatisoitavaksi.

Tämä blogi on ensimmäinen sarjassa, jossa tutkimme ohjelmistorobotiikan (Robotic Process Automation, Software Robotics) tämän päivän tarjontaa ja mahdollisuuksia elämän helpottamiseen tietotyöläisen arjessa. Seuraavaksi lähdemme kartoittamaan ongelmaa ja etsimään ratkaisuun soveltuvia välineitä. Seuraa mukana!

Jani Grönman Developer, Senior Consultant