Aina maanantaisin Pekkaa odotti työsähköpostissa maili, jonka liitteenä olevan Excel-taulukon Pekka tallensi koneelleen. Tämän jälkeen hän avasi tiedoston Excelissä, etsi B-sarakkeen ja valitsi sen sisällön.

Tai oikeastaan vain ensimmäiset kahdeksan riviä. Nämä rivit Pekka kopioi leikepöydälle, avasi ERP-järjestelmän ja sieltä tietyn lomakkeen.

”Control-C, Control-V, plääh plääh plääh. Keittiköhän joku jo kahvia?”, ajatteli Pekka siirtäessään tietoja.

”Tallenna, odota, tarkista, sitten sulje”. Vasta tämän jälkeen Pekka pystyi nostamaan katseensa ruudulta ja vastaanottamaan rengasliikkeen päivän ensimmäisen asiakkaan.

Tehdään IT:stä taas ATK:ta!

Kuten blogisarjan ensimmäisessä osassa todettiin, elämme aikaa, jossa tarvitsemamme työkalut ja verkostot ovat lähes täydellisesti siirtyneet tietokoneen ruudulle. Emme enää nostele paperipinoja, mutta sen sijaan valitsemme tiedostoja ruudulta ja raahaamme niitä paikasta toiseen osana päivittäisiä toimiamme.

Miten tässä näin kävi? Eikö tietokoneiden pitänyt tehdä asioita puolestamme, miksi nyt olemme enemmän tietokoneen palveluksessa kuin se meidän? Meidän pitää tuoda automaattisuus takaisin tietojen käsittelyyn!

Mitä ne robotit sitten tekisivät?

Tietojen keräilyyn ja syöttämiseen tietojärjestelmiin vie ihmiseltä paljon aikaa eikä siihen sisälly juurikaan vaihtelua. Esimerkiksi IT-tukipalvelut ja toimisto-ohjelmien käyttö (mm. matkalaskut, tuntikirjaukset) ovat toimintoja, joissa ohjelmistorobotti voi toimia operaattorina keräillein, syöttäen ja yhdistellen tietoa pienimuotoisen päättelyn kanssa.

Tietojen migraatiossa vanhentuvasta järjestelmästä uuteen voi robotti siirtää ja käsitellä tiedot erittäin edullisesti verrattuna integraation rakentamiseen.

Kuvittele esimerkiksi pankin projektia, jossa asiakastietoja konsolidoidaan uuteen Master Data -järjestelmään vanhojen systeemien ollessa hitaita ja virhealtiita ihmiskäyttäjille.

Asiakaspalvelutilanteen käsityövaiheiden vähennys on ohjelmistorobottien varsinainen leipälaji, jossa suurimmat kustannus- ja tuottavuushyödyt tulevat esiin. Otetaan esimerkiksi tukitikettien pohjalta asiakkaan tietoja päivittävä service desk. Ihmisen kannalta uusien tietojen kopiointi eri paikkoihin ja tikettijärjestelmän pitäminen ajantasalla on manuaalista työtä. Robotti sen sijaan tekee nämä työvaiheet tasaisen hyvllä laadulla, väsymättömästi ja edullisesti. Yllättävissä tilanteissa kuormitusta pystytään hallinnoimaan monistamalla robottia ja näin palvelun kapasiteetti skaalautuu kysynnän mukaan.

Järjestelmien valvontaa tilanteissa, joissa sitä ei voida tehdä monitorointituotteilla tai skripteillä. Tälläistä valvontaa, joka sisältää esimerkiksi useita kirjautumisia etäyhteydellä eri järjestelmiin ja niiden tilan raportointia säännöllisesti.

Summasummarum – Suurimmat hyödyt ohjelmistorobotiikalla saavutetaan niillä aloilla, joissa on paljon asiakaspalveluun liittyviä prosesseja.

Mitä me aiomme tehdä asialle?

Koska haluamme niin sanotusti juoda omaa shampanjaamme, on Affectollakin otettu tarkasteluun omat IT- ja palveluprosessit ja kartoitettu mahdollisuuksia, joissa voisimme hyötyä ohjelmistorobotiikasta. Näiden lisäksi olemme tuottaneet asiakkaillemme jo useita proof-of-concept tyyppisiä harjoituksia, sekä tosielämän käyttöön tarkoitettuja robotteja.

Ensimmäisenä etärobottikonseptinamme toteutimme apulaisen myynnin raportointiin. Tarve oli yksinkertainen: Tietoja tulisi säännöllisesti saada siirrettyä Salesforcesta PowerBi-raporteille myynnin ja projektien seurantaa varten. Aikaisemmin tiedot siirrettiin käsin levynkulmalle, josta ETL-työkalu imaisi ne syövereihinsä ja data haettiin raportteihin.

Robottimme kirjautuu järjestelmään Windowsin työpöytää ja Salesforce-sovellusta käyttäen ja alkaa etsiä tietoja hankkeiden toteutumista. Tämän jälkeen robotti tuottaa saataville siirtotiedosto, jonka ETL-työkalu nappaa käsittelyyn. Loppuosa prosessista toimii kuten ennenkin, mutta robotin avulla raportit pysyvät ajantasalla ilman ihmistyötä. Tämä verraten yksinkertainen tehtävä olisi voitu toteuttaa myös käyttämällä ohjelmointirajapintoja, mutta olemassa olevat REST-rajapinnat muuttuvat sen verran usein, että niiden ylläpitämiseen kuluisi paljon enemmän työtä kuin robotin tekemiseen.

Eräälle asiakkaallemme toteutimme sen sijaan kaksi robottia, joista ensimmäinen käsittelee ja hyväksyy ns. perusostolaskuja vapauttaen ihmistyöaikaa vaativampien laskujen tarkistamiseen.

Toinen robotti tarkkailee sähköpostia, jonne tiketöintijärjestelmä ilmoittaa mm. uuden käyttäjätunnuksen luontitarpeesta. Kun robotti havaitsee tälläisen työpyynnön, avaa se tarvittavat järjestelmät ja luo uuden käyttäjän täyttämällä tiedot ja antamalla oikeudet. Tämän tehtyään se käy tiketöintijärjestelmässä sulkemassa työpyynnön ja kuittaa työn valmiiksi. Jos tämä ei ole ATK:ta, niin mikä on?!

No minkälainen hanke se ohjelmistorobotin rakennus sitten on?

Seuraavasssa blogissa käymme läpi muutaman robotin rakennushankkeen sekä esittelemme erilaisia ratkaisuja, joita on tarjolla ohjelmistorobottien (Robotic Process Automation) tekemiseen tässä ja nyt. Seuraa mukana!

Jani Grönman Developer, Senior Consultant