Jokainen virastojen, kaupunkien tai kuntien tehtävä poikkeusluvan hakemisesta henkilöstön rekrytointiin ja päivähoitopaikan hakemiseen liittyy asioiden ja asiakirjojen hallintaan. Asianhallintajärjestelmiin syntyy valtavat määrät tietoa, jota voitaisiin hyödyntää nykyistä enemmän.

Asianhallinnan raportointi on ollut tyypillisesti julkisen sektorin työntekijöille pakkopullaa, joka on kiinnostanut vain harvoja jos edes heitä. Asianhallinnassa on tuotettu JHS-suositusten mukaisia arkistotulosteita, joiden käsittely ei tuota konkreettista lisäarvoa käyttäjille. En muista yhtään tilannetta, että järjestelmän loppukäyttäjät olisivat kyselleet näiden tulosteiden perään. Asianhallintajärjestelmien käyttöönottoprojekteissa nämä on tyypillisesti hoidettu sitten joskus lopuksi, vain koska niiden kerran täytyy olla olemassa.

Parin viime vuoden aikana julkishallinnon suhtautuminen asianhallintaan on kuitenkin muuttunut ja toiminta vihdoin suuntautunut asianhallinnan analytiikan oikeaan hyödyntämiseen.

Muutoksen takana BI-teknologian ja analytiikan arkkitehtuurin kehittyminen

Olennainen asianhallinnan analytiikkaa edistävä tekijä on teknologian kehittyminen: analytiikkatyökalut ovat menneet eteenpäin, mikä on auttanut näkemään asianhallinnan hyötyjä myös laajemmin kuin pelkkänä arkistona.

Aiemmin, kun puhuttiin raportoinnista, heräsi mielikuva excel-tyyppisistä taulukoista, joiden toteutus ja määrittely piti tilata asianhallintajärjestelmän toimittajalta.

Modernit välineet tuovat tiedon paljon visuaalisemmin näkyviin, jolloin sisältöä on helpompi hahmottaa. Samalla käytettävyys on ottanut harppauksia, mahdollistaen tietoon porautumisen ja informaation pyörittämisen eri kulmista. Näin syy- ja seuraussuhteet aukeavat aivan eri tasolla.

Lisäksi tämän päivän työkaluilla asiakas ja loppukäyttäjät pystyvät itse tekemään asianhallinnan raportteja tarpeensa mukaan. Käyttöliittymien muokkaus on kehittynyt teknistä osaamista vaatineesta prosesista drag and drop-tyyppiseksi. Raporttinäkymät voidaan myös upottaa osaksi asianhallinnan käyttöliittymiä, jolloin loppukäyttäjät eivät välttämättä edes tiedä, että taustalla on analytiikkaväline.

Analytiikkaan perustuva asianhallinta tehostaa työntekoa

Niin virastoissa kuin kunnissakin tehostamistarpeet ovat ilmeiset: ihmisiä eläköityy, mutta uusia ei välttämättä palkata tilalle.

Töitä pitäisi tehdä entistä pienemmällä henkilöstöllä entistä enemmän. Haastavassa tilanteessa analytiikan rooli nousee merkittäväksi.

Analytiikan avulla löydetään ne kohdat prosesseissa, joita kannattaa ja voidaan tehostaa. On ratkaisevan tärkeää löytää pullonkaulat ja pystyä mittaamaan muutosten vaikutuksia. Prosesseja voidaan kehittää ja suoraviivaistaa, mutta ilman analytiikkaa muutosten hyötyjä voidaan arvioida pelkästään mututuntumalla.

Kehittyneet teknologiat kuten uudet prosessimoottorit, ohjelmistorobotiikka ja koneoppiminen tuovat uusia mahdollisuuksia työn ja prosessien automatisointiin. Analytiikan avulla löydetään järkevimmät tehostamiskohteet ja voidaan arvioida automatisoinnin hyötyjä. Lisäksi työntekijöiden taakkaa voidaan keventää järkevällä resursoinnilla, joka perustuu oikea-aikaisen tiedon hyödyntämiseen.

Uusilla BI-työkaluilla ketterästi liikkeelle

Analytiikkaa ja tietovarastointi synnyttävät helposti mielikuvan massiivisesta ja kalliista projektista. Se ei pidä tänä päivänä enää paikkansa. Sen sijaan, että lähdettäisiin määrittelemään valtavaa projektia, tämän päivän analytiikkahankkeeseen voidaan lähteä hyvin kevyesti ja ketterästi.

Projekteissamme on ollut tapana lähteä liikkeelle graafien ja ulkoasun kautta. Ensimmäisissä työpajoissa keskitytään siihen, mitä tietoa halutaan ja miten se halutaan nähdä. Tiedon lähteet ja tietovarastot kannattaa ottaa mukaan vasta sitten, kun tiedetään, mitä tietoa oikeasti tarvitaan. Tällöinkin tietovarastointi kannattaa tehdä vaiheittain, sitä mukaan kun uutta tietoa halutaan hyödyntää.

Aiemmin saatettiin tehdä valtava tietovarastohanke, jossa projektin alussa data-analytiikot keskittyivät tietovaraston muodostamiseen. Lopputuloksena syntyi laaja tietovarasto, jolla kukaan ei vielä tee mitään, koska loppukäyttäjiä kiinnostavat raportit olivat edelleen tekemättä. Analytiikassa kuten muussakin järjestelmäkehittämisessä on suositeltavampaa saada aikaiseksi nopeita hyötyjä ja kokemuksia käyttäjiltä.

Mitä analytiikalla voidaan tehdä asianhallinnassa?

Yksi havainnollinen asianhallinnan käyttötapaus, jossa olemme hyödyntäneet analytiikkaa, on palvelulupaukset. Palvelulupauksessa julkisorganisaatio antaa lupauksen siitä, missä ajassa tietyn tyyppiset asiat, kuten lupien myöntämiset, tulee käsiteltyä. Vaikka palvelulupaukset eivät ole juridisesti velvoittavia, niiden tekemiseen kannustetaan vahvasti. Virastokohtaisten palvelulupausten tekeminen onkin kirjattu Sipilän hallituksen kärkihankkeiden tavoitteisiin.

Palvelulupauksilla ei ole tietenkään mitään arvoa, mikäli niiden toteutumista ei seurata. Perinteisillä raportointiratkaisuilla tämä tehdään yleensä jälkikäteen, jotta voidaan paukutella henkseleitä tai haukkua syylliset.

Analytiikan välineillä pystytään tarkemmin porautumaan niihin syihin, miksi tavoitteisiin päästiin tai ei päästy, sekä mahdollisesti ennakoimaan tulevaa, jotta esimerkiksi mahdollisiin ruuhkahuippuihin voidaan varautua ajoissa.

Palvelulupaukset ovat vain yksi esimerkki analytiikan hyödyntämisestä asianhallinnan yhteydessä. Varmasti jokaisella asianhallinnan ammattilaisella tulee mieleen lukemattomia tilanteita, joissa haluaisi päästä monipuolisemmin käsiksi järjestelmissä olevaan tietoon.

Samuel Mäkelä Project manager