Turussa uudistettiin taloushallinnon suunnittelujärjestelmä samanaikaisesti toiminnanohjausjärjestelmän kanssa. Affecton toimittaman SAP:n budjetoinnin ja suunnittelun sovelluksen avulla kaupungissa yhtenäistetään taloussuunnittelu- ja ennusteprosessia.

Turussa oli parikymmentä vuotta käytössä taloushallinnon tietojärjestelmä, joka oli täysin palvelleena – 25 vuoden ajan – tullut käyttöikänsä päähän. Tarjouskilpailussa uudeksi toiminnanohjausjärjestelmäksi valikoitui SAP, joka kattaa kaupungin taloushallinnon, hankinnan, taloussuunnittelun ja –seurannan. Järjestelmän toimitti Fujitsu Services ja taloussuunnittelun ja seurantakokonaisuuden toimitti Affecto.

Varsinainen toimitusprojekti aloitettiin marraskuun alussa vuonna 2009. Tavoitteena oli ottaa taloussuunnittelu käyttöön seuraavan vuoden elokuussa, jolloin sitä olisi voitu käyttää seuraavan budjettikauden taloussuunnitteluun. Muut SAP:n järjestelmät oli tavoitteena ottaa käyttöön myöhemmin eli vuodenvaihteessa 2010–2011.

Järjestelmät otettiin kuitenkin käyttöön toisessa järjestyksessä. Tämä johtui Turun kaupungin keskushallinnon controllerin Valtteri Mikkolan mukaan siitä, että julkisen sektorin kentän moninaisuus ja laajuus yllätti sekä toimittajan että tilaajan, eikä kaikkia tarpeita ollut aikataulutettu. Järjestelmä otettiin käyttöön seuraavan budjettikauden sykliin, mikä olisi kesken prosessin ollut hankalaa.

Järjestelmälle asetettuja tavoitteita olivat päätöksentekoa tukevan tiedon lisääminen sekä toiminnallisen tiedon liittäminen osaksi talouden suunnittelua. Myös talouden ennakoitavuus oli tavoitteiden joukossa samoin prosessien kehittäminen.

Prosessi arvioitiin uudelleen

”Vanhaa prosessia ei ole järkevää istuttaa uuteen järjestelmään, vaikka vanhan toimintamallin siirtäminen uuteen järjestelmään onkin helpoin ja vaivattomin tie. Sen sijaan prosessi arvioitiin uudelleen samalla kun järjestelmää kehitettiin”, Valtteri Mikkola sanoo.

Mikkolan mukaan kyky arvioida toimintamallia ja sen parempaa hoitamista on suuri haaste. Siihen, miten toiminta voitaisiin hoitaa toisin, käytettiin paljon aikaa.

Myös raportoinnin kehittäminen oli merkittävä osakokonaisuus. Integroidun tietojen syöttämisen ansiosta päästiin siihen, että tiedot syötetään järjestelmään vain kerran. Vanhaan järjestelmään ei  sisältynyt keskitettyä taloussuunnittelua, vaan ennen siirreltiin paikasta toiseen varta vasten tehtyjä taulukkolaskentatiedostoja.

”Nyt tiedot ovat heti kaikkien käytettävissä esimerkiksi budjetointiin ja kustannuslaskentaan. Koska ensimmäinen järjestelmään perustuva taloussuunnittelukausi on vielä käynnissä, kattavaa järjestelmän arviointia ei ole vielä tehty.”

Mikkola näkee, että käyttöönottoon liittyneessä prosessin kehittämisessä onnistuttiin suhteellisen hyvin. Hän muistuttaa, että julkisen sektorin prosessien eläminen aiheuttaa haasteita järjestelmälle, mutta niistäkin selvittiin. Hän myöntää, että uuden järjestelmän käyttöönotossa niin sanottu jalkautus on aina haasteellista.

Yhdenmukainen raportointi on ollut yksi järjestelmän tuomista eduista. Integroitu järjestelmä tukee käyttäjiä ylhäältä alas asti. Tämä on nopeuttanut prosessia.

”Kehityspolkua meillä vielä riittää. Haaveena on järjestelmän optimaalinen käyttö. Tämä sisältää sen, että kaikki mahdolliset käyttäjät saadaan aktivoiduksi järjestelmän pariin.”

Kokonaistyömäärä jakaantuu laajemmalle organisaatioon

Kaiken kaikkiaan Mikkola näkee, että järjestelmän myötä prosessiin käytettävää kokonaistyömäärää on kyetty vähentämään tarkentamalla käyttäjärooleja. Kaikkiaan käyttäjiä on niinkin laaja joukko kuin 550 – 600 henkeä. Kolmiportaisessa hierarkiassa niin sanottuja aktiivikäyttäjiä on viitisenkymmentä.

Järjestelmän myötä simuloinnit ja erilaisten ulottuvuuksien ja vaihtoehtojen suunnittelut ovat parantuneet. Mikkolan mukaan järjestelmän käytössä oli aluksi pieni alkushokki, kun oli totuttu vanhaan taulukkolaskentaan perustuneeseen suunnitteluun. Sen tasaannuttua on vastaanotto ollut positiivinen.

 

Turku on asukasluvultaan Suomen viidenneksi suurin kaupunki. Kaupungissa on 178 630 asukasta (31.12.2011). Kaupungin pinta-ala on 306,4 km². Yliopistokaupungin elinkeinorakenteessa painottuvat palvelut. Kaupungin työpaikkaomavaraisuus on 124 prosenttia, mikä merkitsee, että siellä on monen ympäristökunnassakin asuvan työpaikka.