Varma tavoittelee uudella työeläkkeiden käsittelyjärjestelmällä lisää tehoa ja automaatiota käsittelyprosesseihin.

Työeläkevakuutusyhtiö Varman tavoitteena on tehostaa työeläkehakemusten ja eläkearvioiden käsittelyprosesseja automatisoimalla prosesseja ja vähentämällä manuaalisten tehtävien määrää. Lisäksi Varma haluaa jatkossakin varmistaa eläkekäsittelyn laadun ja kustannustehokkuuden.

Varma on kehittämässä koko eläkeasioiden käsittelyprosessia ja työeläkkeiden käsittelyjärjestelmää. Nykyinen järjestelmä on jo elinkaarensa päässä eikä tue riittävästi töiden tekemistä. Edessä olevat vuoden 2017 työeläkelakien muutokset vaativat myös aikanaan muutoksia toimintatapoihin ja niitä tukeviin tietojärjestelmiin.

”Vanhaan järjestelmään ei ollut enää mielekästä tehdä isoja muutoksia tai uusia toiminnallisuuksia”, Varman eläkepalvelujohtaja Tommi Heinonen sanoo.

Lisää tehoa ja automaatiota

Sekä liiketoiminnalliset että järjestelmän elinkaareen liittyvät syyt johtivat siihen, että Varmassa lähdettiin suunnittelemaan uutta työeläkkeiden käsittelyjärjestelmää.

Uuden järjestelmän tavoitteiksi asetettiin mm. käsittelyaikojen lyhentyminen, automaatiotason nostaminen sekä siitä seuraava tietoeheyden ja tiedon laadun paraneminen. Operatiivisen raportoinnin varmistamiseksi tarvittiin sen toiminnallisuutta ja tulevia tarpeita tukeva tietovarasto, jonka toimittajaksi valittiin Affecto.

”Meillä on pitkä yhteistyö Affecton kanssa tietovarastojen rakentamisessa. Hyvät kokemukset helpottivat uudenkin järjestelmän toimittajan valintaa.”

Vakaata toimintaa

Tietovarastoratkaisun merkitys korostuu siirtymävaiheessa, jolloin se hakee tietoja sekä vanhasta että uudesta eläkekäsittelyjärjestelmästä. Jatkuva ja häiriötön eläketietojen käsittely on näin mahdollista useampivuotisen tietojärjestelmäprojektin aikana.

”Tietovaraston ansiosta operatiivinen raportointimme rullaa jatkuvasti, vaikka otamme uuden eläkekäsittelyjärjestelmän vaiheittain käyttöön.”

Tietovarastoratkaisu mahdollistaa myös hankkeen liiketoiminnallisten tavoitteiden mittaamisen sekä pidemmän aikavälin liiketoimintahyötyjen tavoittelun ennen kaikkea raportoinnin ja analytiikan tehostumisen kautta. Paremmalla analytiikalla pureudutaan aiempaa syvemmälle ja monipuolisemmin käytössä oleviin tietomassoihin. Samalla haetaan uudenlaisia analyysimahdollisuuksia tietojen välille.

”Voimme esimerkiksi tutkia eri asiakassegmenttejä koskevaa tietoa ja analysoida eläkepalveluprosessin etenemistä. Näin parannamme sisäisiä prosesseja ja asiakaspalvelua.”

Hyödyt nyt ja tulevaan

Uusi tietovarastoratkaisu varmistaa operatiivisen raportoinnin osana Varman eläkekäsittelyjärjestelmän muutosta. Valtavat tietomassat edellyttävät uutta ja joustavaa tietovarastoa, joka taipuu myös tulevaisuuden vaatimuksiin. Ilman vakaata tietovarastoa liiketoiminnan ja toimintatapojen kehittäminen sekä uusien palveluiden luominen ei ole mahdollista.

Varman osaaminen ja ymmärrys tietovarastojen hyödyntämisestä, raportoinnista ja analytiikan mahdollisuuksista ovat lisääntyneet merkittävästi tämän projektin aikana.

”Kun tunnemme tietovaraston ja sen mahdollisuudet, osaamme hyödyntää sitä tehokkaasti liiketoimintamme tarpeisiin”, Heinonen summaa.

Kehittäminen jatkuu

Vuoden 2014 aikana Varmassa otetaan käyttöön kaksi suurinta osaa uudesta eläkekäsittelyjärjestelmästä: vanhuuseläkkeiden käsittely maalis-huhtikuussa ja työkyvyttömyys- ja kuntoutuseläkkeiden käsittely syyspuolella. Kehittäminen jatkuu edelleen vuonna 2015, jolloin uuden järjestelmän piiriin otetaan mm. perhe-eläkkeiden käsittely.

Vakaa tietovarasto on perusta, jonka päälle voidaan myös rakentaa tulevaisuuden palveluita asiakkaille. Tiedon analyysiin on huikeat mahdollisuudet, sillä Varma vastaa yli 870 000 henkilön työeläketurvasta yli 70 000 työpaikassa.

Varma on Suomessa tehtävän työn eläkevakuuttaja. Yritys huolehtii yksityisen sektorin työntekijöiden ja yrittäjien eläketurvasta. Varma tarjoaa asiakkailleen työeläkekuntoutus- ja työhyvinvointipalveluita, jotka tukevat työkykyä ja auttavat jaksamaan pidempään työelämässä. Yhtiö kartuttaa eläkemaksuina saatavia varoja nykyisten ja tulevien eläkkeiden maksamista varten.