Alkon tietovarastointiratkaisu vastaa monenlaisiin raportointitarpeisiin. Tietovarastosta löytyvät helposti niin myynti-, logistiikka- kuin henkilöstötiedotkin toiminnan suunnittelua ja seurantaa varten.

Tausta

Koska Alko on monopoliyhtiö, tietoja varastoidaan kattavasti ja raportointitarpeita on paljon. Alko raportoi mm. sosiaali- ja terveysministeriölle myyntitiedot kansalaisten juomaostoksista säännöllisesti.

Yksi tärkeimmistä varastoitavista tiedoista on myyntitieto: kaikki kuitit varastoidaan ostosanalyyseja varten. Muun muassa ostotilanteissa tapahtuneista henkilöllisyyden tarkistuksista, välitysepäilyistä ja myynnistä kieltäytymisistä raportoidaan. Jos kassa tekee jonkin näistä toimenpiteistä, hän painaa kassakoneesta tietyn koodin kuittiin.

Myös logistiikkaan ja tuotteisiin liittyvät tiedot päätyvät tietovarastoon. Alkon hyllyillä kiertää noin 2 000 tuotetta, joista 500 uudistuu vuosittain. Lisäksi varastoidaan henkilöstötietoja, kuten tehtyjen työtuntien määriä.

Affecto on toteuttanut myös Alkon webpohjaiset myyntiraportit, joista mm. tiedostusvälineet saavat kuukausittaiset tiedot myynnin kehityksestä. Lisäksi Alkolle on toteutettu extranetiin tuotavat raportit, joiden avulla Alkon suurimmat tavarantoimittajat seuraavat viikoittain myyntiä, laatua ja tilauskantaa.

Ratkaisu

Alko valitsi Affecton tietovarastointiratkaisun toteuttajaksi tarjouskilpailun perusteella. Sitä ennen Alko oli jo valinnut välineet eli Oraclen tietokannan ja Cognoksen analyysityökalut. ”Totesimme, että Affectolla on hyvää osaamista ja referenssejä. Myös heidän hintansa oli kilpailukykyinen”, Alkon tietohallintojohtaja Jukka Litmanen luettelee.

Alko on ulkoistanut tietovaraston ja raportointiratkaisun hallinnoinnin kokonaisuudessaan Affectolle, joka huolehtii Alkon järjestelmien kehitystyöstä. Siihen kuuluu niin uusien tietojen lataaminen tietovarastoon, varaston ylläpito eli tietovaraston rakenteen suunnittelu ja siivoaminen kuin muutokset raportteihin ja analyysivälineisiinkin.

Tietovarastoon tuodaan päivittäin tietoja Alkon lukuisista operaatiivisista järjestelmistä joko csv-tiedostoina tai suoralukuna tietokannasta.

Asiakashyödyt

Tietovaraston tietoja käytetään Alkossa pääosin operatiiviseen toimintaan. Tiedoista on apua esimerkiksi myymälöiden työvuorojen ja jakelureittien suunnittelussa sekä taloudellisten tunnuslukujen seuraamisessa.

Lisäksi Alko tutkii ja kerää tietoja alkoholitoimittajien toimitusten aikataulujen pitävyydestä ja toimitusten oikeellisuudesta eli onko tullut juuri sitä, mitä on tilattu ja silloin kuin on sovittu. Kerättyjä tietoja Alko luovuttaa myös tavarantoimittajille, jotta he voisivat parantaa laatuansa.

Alkossa on vanhastaan hyvä tietojen varastointikulttuuri, joten uutta ratkaisua ei lähdetty tekemään nollatilanteesta. Eroa aikaisempaan on tietovaraston laajuus ja paremmin suunniteltu rakenne. ”Tietojen etsiminen ja käyttäminen on helpompaa. Se on aika avoin ympäristö”, Jukka Litmanen määrittelee.

Olemme olleet tyytyväisiä Affecton palveluun. Yhteistyömme laatu ja laajuus vaihtelevat aina tarpeidemme mukaan.

Alkolle on etua siitä, että Affecto on oppinut tuntemaan heidän työtapansa ja käsitteensä. ”Jos kysymme, että saadaanko jokin asia raportille, on helppoa selittää, mitä tarkoitamme. Pyrimme siihen, että meillä olisi pitkäaikaisia toimittajasuhteita. Se on tehokkaampaa”, Litmanen toteaa lopuksi.