Stora Enson Imatran tehtaat toimivat yli 350 hehtaarin alueella. Siellä on muun muassa neljä kartonkikonetta, yksi paperikone, kolme päällystyskonetta, voimalaitos, vedenpuhdistamo ja satama. Alueella työskentelee päivittäin noin 1300 työntekijää.

Tehdasalueen toimintojen raportointi ja siihen nojaava päätöksenteko muutettiin parin vuoden projektilla tiedolla johtamiseksi, joka tulee näkymään kaikkien työntekijöiden arjessa.

Hajanainen tieto

Imatran tehtaiden tuotantolaitoksilla on käytössä suuri joukko erilaisia tehdas järjestelmiä, joista mikään ei anna yhtenäistä kokonaiskuvaa tehdasalueen toiminnasta. Raportointi on ollut siilomaista, kun on tarkasteltu erikseen lukuja esimerkiksi tuotannon, henkilöstön, talouden, toimitusketjun ja laadun näkökulmasta. Raportit ovat olleet eri järjestelmistä saadun tiedon perusteella tuotettuja Excel-taulukoita ja kuvaajia.

Yrityksen johtaminen ja päätöksenteko oli epäyhtenäisen tiedon vuoksi vaikeaa. Johdon lisäksi tehtaan henkilöstö kaipasi ajantasaista ja yhdestä tietolähteestä saatavaa tietoa tehtaan toiminnasta.

”Ongelmia oli jo palavereissa, joihin valmistautumista varten tietoja piti hakea monesta paikasta, eikä silti voinut olla varma, onko päätöksenteon perustaksi tarvittu tieto ajantasaista”, Stora Enson Imatran tehtaiden laatuja kehityspäällikkö Mikko Nieminen sanoo.

Yksi näkymä

Toimintatapoja lähdettiin uudistamaan vuonna 2011 uuden tehtaanjohtajan johdolla. Aluksi yhtenäistettiin muun muassa tietojen tallennus ja Excelmuotoinen KPI-raportointi. Näin luotiin perustaa seuraaville kehitysaskelille kohti määrätietoista raportoinnin keskittämistä ja yhtenäistämistä. Lähtötiedot ovat edelleen hajallaan eri järjestelmissä.

Uuden raportointijärjestelmän tavoitteeksi asetettiin se, että kaikki tehtaiden tulosmittarit pitää olla samassa näkymässä. Samalla kun mittaristoa kehitettiin, Imatran tehtailla luotiin pohjaa uudelle johtamisjärjestelmälle. Uuden järjestelmän kehittä- jäksi valittiin Affecto.

”Meitä vakuutti Affecton projektipäällikön henkilökohtainen osaaminen ja selkeä tapa esittää, miten uusi järjestelmä meille luodaan.” Projekti lähti liikkeelle Affecton tekemällä proof of concept -demolla, jossa esitettiin järjestelmän toiminnallisuus. Tämän jälkeen tehtiin määrittelyt: mitkä ovat tärkeimmät KPI-mittarit, jotka halutaan työpöydälle näkyviin. Seuraavassa vaiheessa määriteltiin tietolähteet ja luotiin linkitykset taustajärjestelmiin.

”Osa tiedoista voitiin tuoda automaattisesti, mutta monille järjestelmille piti rakentaa välikerrokseen tietokanta, josta rakennettiin linkki työpöydällä oleviin mittaristoihin.”

Järjestelmän runkona on SAP Business Objects -työkalu. Käyttäjille mittaristot sisältävä työpöytä näkyy web-pohjaisena käyttöliittymänä.

Mittaristot, raportointi ja näkymät tehtaan toimintaan liitetään osaksi tehdastietojärjestelmää, jolloin se on työntekijöillä suoraan käytössä omalla työpöydällä. Toimihenkilöt pääsevät kirjautumalla järjestelmään toimistotietoverkon kautta.

Parempaa johtamista

Kehitysprojektin tuloksena Stora Ensossa on päästy irti Excel-taulukoiden käytöstä. Imatran tehtaita johdetaan yhtenäisen tiedon avulla ja kaikilla työntekijöillä on työpöydällä käytössä sama tieto.

Mittaamisessa siirrytään yhä enemmän tulosten mittaamisesta toiminnan mittaamiseen. Näin päästään taaksepäin katsovasta raporteista kohti toiminnan reaaliaikaista ja jopa ennakoivaa johtamista.

”Aiemmin saimme tietoa esimerkiksi tapaturmista jälkikäteen. Nyt teemme riskianalyysejä, ennakoivia turvallisuushavainnointia ja kehitäm me määrätietoisesti työntekijöiden tietoisuutta turvallisuudesta. Kaikille näil le meillä on mittarit, joiden avulla voimme ennakoivasti vähentää työtapaturmia.”

Samaa lähestymistapaa sovelletaan myös kaikkien muiden tehtaan prosessien johtamisessa.

Tieto kaikille

”Kaikilla työntekijöillä on käytössä samat mittaristot ja luvut lukuun ottamatta talouslukuja, jotka ovat vain johdon ja taloushallinnon käytössä.”

Työntekijät näkevät koko tehtaan lukujen lisäksi osastokohtaiset ja konelinjatason tunnusluvut. Kun tieto on lähellä toimintaa, se vaikuttaa eniten tuloksiin.

”Filosofiamme on, että haluamme ohjata tiedolla koko tehtaan toimintaa. Tämä tarkoittaa sitä, että jokainen työntekijämme saa omaa työtänsä koskevan näkymän tehtaan toimintaan.”

Uusi raportointimalli ja mittaristot ovat osa Imatran tehtaiden johtamistavan muutosta.

”Vuoden 2014 aikana meillä on käytössä raportointijärjestelmä, joka tukee johtamismalliamme.”

Yhteistyö Affecton kanssa jatkuu järjestelmän kehittämistyön parissa.

”Affecton asiantuntijat ymmärtävät liiketoimintamme ja ympäristön, jossa toimimme. He ovat yhteistyökykyisiä ja osaavat löytää aina meille sopivat ratkaisut.”

Stora Enso kehittää ja tuottaa paperia, biomateriaaleja, puutuotteita ja pakkaus – materiaaleja. Sen asiakkaita ovat muun muassa painotalot, kirjojen ja lehtien kustantajat ja paperitukkukauppiaat sekä rakennus-, puusepän- ja pakkausteollisuus. Stora Enso-konsernin palveluksessa on noin 28 000 työntekijää yli 35 maassa ja sen liikevaihto oli vuonna 2012 10,8 miljardia euroa.