Kun Ilkka Uitti aloitti työnsä Ovako Imatran tietohallintopäällikkönä, hänen ensimmäisiä tehtäviään oli laittaa koneenrakennusterästä tuottavan tehtaan raportointi kuntoon.

”Lähdejärjestelmät olivat nykyaikaiset, mutta tietojen hyödyntäminen raportoinnissa oli hankalaa. Tiedon löytäminen ja yhdistäminen useasta lähteestä vaati manuaalista työtä taulukkolaskentaohjelmilla ja vei aikaa. Usein kokouksissa päädyttiinkin keskustelemaan siitä, mistä luvut ovat peräisin sen sijaan, että olisi analysoitu mitä ne tarkoittavat”, nykyisin toimitusketjun hallinnasta vastaavana johtajana työskentelevä Uitti kertoo.

Ovako valitsi Affecton kumppanikseen laatimaan esiselvityksen Imatran terästehtaan business intelligence -arkkitehtuurista. Esiselvityksen jälkeen suunniteltiin roadmap raportoinnin parantamiseksi, ja uuden ratkaisun kehittäminen aloitettiin yhdessä Affecton kanssa kesällä 2015.

”Halusimme hyödyntää entistä tehokkaammin meillä olevaa tietoa tehtaan toiminnan seuraamiseen ja ohjaamiseen. Toinen tavoite oli läpinäkyvyyden lisääminen ja koko tehtaan yhteisten KPI-mittareiden luominen. On tärkeää, että päätökset perustuvat samalle tiedolle läpi organisaation.”

Moderni tietovarastointi tuo joustavuutta

Raportoinnin perustaksi Affecto toteutti modernin tietovaraston, jonne useassa eri järjestelmässä hajallaan ollut tieto on kerätty. Ilkka Uitti ja Service Manager Juha Lampinen Ovakon tietohallinnosta toteavat, että tietovarasto antaa raportointiratkaisulle vakaan pohjan ja tuo samalla joustavuutta.

”Yhdelle alustalle keskitetty tieto antaa hyvät mahdollisuudet datan louhintaan ja tiedon yhdistelemiseen. Tietovarastointi tekee liiketoimintalogiikan ja käsittelysääntöjen säätämisestä raportoinnissa helppoa, kun suoria integraatioita lähdejärjestelmiin ei ole. Olemme luoneet rinnakkain tietovarastoa ja raportointisovelluksia sen päälle, minkä ansiosta saamme pala kerrallaan valmista.”

Juha Lampinen sanoo, että tietomallinnus ja tietovaraston rakentaminen sujuivat ketterästi.

”Etukäteen arvelutti, miten työlästä ydintietojen saaminen tietovarastoon on ja paljonko meidän tarvitsee selvitellä asioita esimerkiksi lähdejärjestelmien toimittajien kanssa. On ollut positiivinen yllätys, miten kevyesti olemme päässeet eteenpäin, ja olen etenkin ollut tyytyväinen Affecton tietokantaosaamiseen.”

Tehtaan tila yhdellä silmäyksellä

Affecton toteuttama raportointijärjestelmä hyödyntää QlikView’n raportointi- ja analysointisovelluksia. Ensimmäisessä vaiheessa toteutettiin parikymmentä erilaista sovellusta tuotannon ja toimitusvarmuuden seurantaan, myynnin raportointiin, varaston hallintaan ja optimointiin sekä laatuprosessin valvontaan. Seuraavaksi toteutetaan sovellukset talouslukujen seurantaan.

Tieto on entistä paremmin hyödynnettävissä ja yhdisteltävissä, ja lisäksi se on sekä ajantasaisempaa että laadukkaampaa, kun sitä ei työstetä käsin. Tavoite on nähdä yhdellä silmäyksellä miten meillä menee. Samalla tietoja voi kuitenkin tarkastella eri näkökulmista, suodattaa kunkin roolin tarpeiden mukaan ja edistyneemmät käyttäjät voivat porautua niihin syvemmälle ja tehdä analyyseja itse, Ilkka Uitti kertoo.

”Pystymme toimittamaan myös asiakkaidemme tarpeisiin entistä helpommin tarpeellisia tietoja, kuten esimerkiksi uunin lämpötilakäyrän sillä hetkellä, kun heidän tilauksensa on ollut lämpökäsittelyssä.”

Koko tehtaan suorituskykyä kuvaavat KPI-mittarit toteutetaan dashboardina, jota kaikki Ovakon työntekijät voivat tarkastella. Juha Lampinen kertoo, että ajantasainen mittaristo on tarkoitus upottaa intrajärjestelmään. Oleellisia tietoja raporteista voi välittää helposti myös sähköpostiin.

Sekä Lampinen että Uitti pitävät merkittävänä etuna Qlikview’n raporttien visuaalisuutta. Aikaisemmin tiedot olivat pitkälti numeroina taulukoissa, joita oli hankalampi lukea ja tulkita.

Uusi ajattelutapa haastaa

Ilkka Uitti toteaa, että suurimpia haasteita business intelligence -toimintatapaan siirtymisessä Imatran terästehtaalla on ollut uudenlaisen ajattelutavan omaksuminen.

”Vei aikansa ymmärtää, mitä kaikkea nykyaikaiset raportointityökalut oikeastaan mahdollistavat. Siirtyminen staattisesta näkymästä dynaamisiin raportteihin vaatii koko raportointilogiikan miettimistä uudelleen ja myös työskentelytapojen muutosta.”

Raportointiratkaisun omaksuminen organisaatiossa laajemmin ei sen sijaan ole ollut vaikeaa.

Palaute jo käyttöönotetuista sovelluksista on ollut hyvä. Helppokäyttöisyyden ansiosta käyttäjät saavat nopeasti sen ahaa-elämyksen, että tämähän toimii.

Juha Lampisen vinkki on varata riittävästi aikaa ja resursseja datan testaamiseen. Uusien raporttien tulosten validointi on ottanut Ovakolla aikansa, etenkin kun vertailukohtana ovat aikaisemmat manuaaliset raportit, joissa tieto ei ole yhtä yksityiskohtaista eikä yhtä johdonmukaisesti koostettua.

”Olemme hienosäätäneet poikkeamia käyttämällä uutta ratkaisua rinnakkain vanhan raportointimallin kanssa. Tietovarastointi antaa näillekin muutoksille tilaa.”

Ovako Imatra Oy Ab:n terästehdas tuottaa vuosittain noin 200 000 tonnia koneistettavaksi ja taottavaksi soveltuvia pitkiä terästuotteita. Ovakon tuottamaa koneenrakennusterästä käyttävät esimerkiksi kaivos-, auto- ja offshore-teollisuus. Ovako Imatra on osa ruotsalaista Ovako-konsernia, joka on Euroopan johtava koneenrakennusteräksen valmistaja. Konsernin liikevaihto vuonna 2015 oli 834 miljoonaa euroa ja konsernissa työskenteli noin 2 900 henkilöä.