Tuote- ja asiakassegmenttien kustannus- ja kannattavuusseuranta on voimakkaasti kansainvälistyvän Lindströmin liiketoiminnan ohjauksessa keskeisessä roolissa.

”Työtä on tehty eri työkaluilla jo kymmenen vuotta”, Lindströmin talousjohtaja Minna Kahri sanoo.

Vanhentuneet työkalut olivat hiljalleen aiheuttaneet sekä tiedon laatuun liittyviä ongelmia että koko järjestelmän hidastumista.

Syksyllä 2012 havaittiin, että käytettyjen ohjelmistojen ominaisuudet eivät enää taipuneet Lindströmin kasvaneisiin tarpeisiin. Konserniin päätettiin hankkia moderni järjestelmä, jolla kustannus- ja kannattavuuslaskenta saatetaan tarpeita vastaavaksi.

Kansainvälistymisen tarpeet

”Kansainvälistynyt liiketoimintamme ja tiedon määrän jatkuva kasvu asettivat valittavalle työkalulle melkoisia vaatimuksia”, Lindströmin BI manager Pia Hellsten sanoo.

Uuden järjestelmän suunnittelemista ja käyttöönottoa helpotti se, että Lindströmin toimintatapa on kaikissa maissa jokseenkin samanlainen.

”Konseptoitu toimintatapamme on voimavaramme. Tästä seuraa se, että toiminnan kuvantaminen on laskennan keinoin sujuvaa”, Kahri lisää.

Tuttu kumppani

Affecto valikoitui tarjouspyyntökierroksen jälkeen projektikumppaniksi.

”Meillä oli hyvät kokemukset Affectosta aiemman tietovarastoprojektin yhteydessä. Toinen syy valinnalle oli Affecton tarjoama SAPin PCM-ohjelmisto. Käytössämme oli jo ennestään SAPin BusinessObjects-raportointi. Tutun kumppanin kanssa uskalsimme lähteä liikkeelle uuden tuotteen kanssa”, Hellsten sanoo.

”Ennen projektia selvitimme talon sisällä tarkasti, mitkä asiat tuomme laskentaan ja minkälaisia tunnuslukuja tarvitsemme liiketoiminnan päätöksenteon tueksi”, Kahri sanoo.

Projektin tavoitteeksi asetettiin Lindströmin pääprosessien kuvaaminen niin, että niistä saatavaa tietoa voidaan hyödyntää eri tarpeisiin kuten hinnoittelun tukeen, jälkiseurantaan ja raportoinnin eri tasoille.

”Tarvitsimme tehokkaan moottorin, joka kykenee käsittelemään sekä nykyistä että nopeasti kasvavaa tietomassaa muuttuviin tarpeisiin. SAPin PCM osoittautui sellaiseksi tuotteeksi”, Hellsten sanoo.

Lindströmiltä lähtee kuukausittain yli 200 000 laskua ja tuotteita on yli 15 000.

Reipas toteutus

Liikkeelle lähdettiin helmikuussa 2013. Ensimmäisessä vaiheessa mallinnettiin tytäryhtiöiden ja toisessa vaiheessa emoyhtiön toiminta.

”Halusimme lähteä pilotoimaan tytäryhtiöissä ja luotimme siihen, että tästä mallista saadut opit toimivat myös emoyhtiössä”, Kahri sanoo.

Tiedon laadun vaatimukset korostuivat jo projektin varhaisessa vaiheessa.

”PCM:n käyttöönotto oli käännekohta, jolloin tiedon laatu oli saatava kuntoon”, Hellsten sanoo.

Projektin perustaksi otettiin sisäisen määrittelytyön vaatimukset. Ne konkretisoitiin käytännön tasolle kuudessa workshopissa. Kuukauden työskentelyn jälkeen ensimmäinen malli oli jo valmis.

”Pilotoimme mallia Riikan yksikössämme, jossa meillä oli hyvä tiedon laatu”, Hellsten muistelee.

Saatujen kokemusten perusteella malli lanseerattiin vuoden lopulla läpi konsernin sen jälkeen, kun tiedon laatu oli varmistettu kaikissa maissa vastaamaan PCM-projektin vaateita.

Suomen yksikön osalta tehtiin hieman poikkeava laskentamalli, koska organisaatio on erilainen kuin muissa maissa. Testaukseen päästiin ennen Joulua ja tuotantoon huhtikuun alussa 2014.

”Vauhti on huimannut meitä. Vuoden sisällä olemme saaneet käyttöön koko konsernille uuden kannattavuus- ja kustannuslaskelmamallin”, Kahri naurahtaa.

Parempaa liiketoiminnan ohjausta

Uusi järjestelmä on parantanut laskennan nopeutta huomattavasti.

”Aiemmin konsernin 50 yksikön laskenta tehtiin kerran vuodessa ja se vei meiltä kuukauden työaikaa. Nyt laskelmat tehdään kuukausittain ja aikaa kuluu yksi päivä”, Hellsten kertoo.

Liiketoiminnan ohjaaminen tehostuu, kun keskeiset luvut saadaan nopeasti ja luotettavasti.

”Avaintunnuslukujen seuranta on meillä nyt läpinäkyvää. Voimme tarkastella asioita tehokkaasti liiketoiminnan eri näkökulmilta. Näemme, miten tieto valuu liiketoiminnan eri haaroista loppuriveille saakka. Yrityksen johto saa koko ajan paremman ymmärryksen liiketoiminnastamme”, Kahri sanoo.

”Pystymme tuottamaan aiempaa parempaa ja luotettavampaa dataa sekä tehokkaampia analysointityö- kaluja päätöksentekoon. Saamme järjestelmästä myös aivan uutta tietoa segmenteittäin”, Hellsten sanoo.

Alkutaipaleella

Yhteistyö Affecton kanssa on ollut joustavaa ja tuloksekasta. Projektissa on käytetty ketterää toimitustapaa, jos tuloksia on testattu ja pilotoitu sitä mukaa kun ne ovat valmistuneet. Affecto on tuonut projektiin mukaan parhaat osaajansa eri maista.

”Projektin aikana on syntynyt yhteinen ymmärrys ja avoin kommunikaatiotapa asioiden ratkaisemiseksi. Affecto on meille sopivan kokoinen kumppani: riittävästi osaamisen leveyttä, mutta samalla ketteryyttä toimia nopeasti asiakkaan hyväksi”, Kahri sanoo ja jatkaa.

”Olemme vasta alkutaipaleella järjestelmän hyödyntämisessä. Opimme sen käytöstä koko ajan lisää. Meillä on kiinnostusta hyödyntää järjestelmää muun muassa simulointiin, tunnuslukujen managerointiin sekä laskentamallien hienosääntöön”, Kahri katsoo tulevaisuuteen.

Tekstiilipalveluyritys Lindströmin toiminta-ajatus on vahvistaa asiakkaidensa yrityskuvaa ja helpottaa asiakkaan arkea. Lindströmillä on pitkä kokemus, tuore näkemys ja innostus viedä toimialaa eteenpäin. Konsernin vuoden 2013 liikevaihto oli 303 miljoonaa euroa ja sen palveluksessa oli 22 maassa Euroopassa ja Aasiassa oli noin 2 850 henkeä.