Lakipalveluyritys Fondia mullistaa konservatiivista lakialaa tarjoamalla yrityksille lakiosaston palveluna, etukäteen räätälöityinä ja kuukausihinnoiteltuina palvelupaketteina.

Uraauurtava toimintatapa vaatii tuekseen uraauurtavat työkalut. Fondia rakensi yhdessä Affecton kanssa digitaalisen työskentely-ympäristön, joka tehostaa juristien päivittäistä asiantuntijatyötä ja johon myös asiakasyrityksillä on näkymä.

Halusimme digitalisoida palveluamme ja tarjota asiakkaillemme modernin lakiasioiden hallintatyökalun. Emme tee töitä toimeksianto kerrallaan, vaan tarjoamme jatkuvaa lakipalvelua, ja halusimme tehdä kaikki siihen kuuluvat elementit asiakasyrityksille näkyviksi, kertoo Fondialla IT:stä ja kehityksestä vastaava Outi Kalska.

”Digitaalisen palvelun kautta asiakas voi seurata liiketoimintansa pulssia juridiikan näkökulmasta: mikä on riskienhallinnan tilanne eri osa-alueilla, mitä juttuja on menossa nyt, mihin tartutaan seuraavaksi. Juristit voivat päivittää toimenpide-ehdotuksia ja suosituksia asiakkaalle, ja asiakas saa käyttöönsä valmiita asiakirja- ja sopimusmalleja. Samalla palvelu on joustava tapa hoitaa asioita kanssamme. Pilotoimme palvelua valittujen asiakkaiden kanssa syksyllä 2016, ja vastaanotto oli todella positiivinen.”

MyFondia-palvelu lanseerattiin vuoden 2017 alussa. Se on osa Affecton Fondialle toteuttamaa laajempaa SharePoint O365 -ratkaisua, johon on yhdistetty Fondian sisäiset sähköiset, asiakaskohtaiset työtilat, dokumenttien- ja sopimusten hallinta sekä asiakassuhteiden mittaristot. Fondian loppuasiakkaita varten SharePointin käyttökokemusta on parannettu erillisellä käyttöliittymäkerroksella. Asiakkaiden selainpohjainen palvelu on käytettävissä myös mobiilisti.

Rutiinit automaattisiksi ja aikaa asiantuntemukselle

Fondian juristeille uusi digitaalinen työskentelytila vapauttaa entistä enemmän aikaa varsinaiseen asiantuntijatyöhön.

Halusimme digitalisoida kaiken rutiininomaisen työn, jotta esimerkiksi sisäinen tiedonhallinta ei syö tehokkuuttamme. Näin asiakkaan aika voidaan käyttää nimenomaan juridista asiantuntemusta vaativiin ja todellista arvoa tuottaviin tehtäviin, Outi Kalska sanoo.

Sähköinen työskentelytila on integroitu muun muassa Fondian asiakastietoja hallitsevaan CRM- ja tuotannonohjauksen ERP-järjestelmiin sekä viestintäkanaviin kuten sähköpostiin. Näin juristien päivittäisestä työstä on pystytty poistamaan useita epäjatkuvuuskohtia. Esimerkiksi uuden toimeksiannon kirjaaminen työskentelytilassa automatisoi nyt 4–5 työvaihetta, jotka vaativat aikaisemmin samojen tietojen manuaalista syöttämistä eri järjestelmiin.

”Sisäiset rutiinimme ovat yksinkertaistuneet ja johdonmukaistuneet. Myös tiedon ajantasaisuus ja paikkansapitävyys ovat parantuneet, kun kaikki tieto on saatavilla samasta paikasta.”

Fondialla yhtä asiakasta palvelevaan tiimiin kuuluu aina useita juridiikan eri osa-alueisiin erikoistuneita juristeja asiakkaan tarpeen mukaisesti. Kalska toteaa, että digitaalinen työskentelytila auttaa tehostamaan tiimityötä ja työn jakamista.

”Asiakaskohtaisesta dashboardista jokainen juristi näkee helposti kyseisen asiakkaan kokonaistilanteen ja palvelusopimuksen tilan. Ja kun myös asiakkaat ovat saman palvelun parissa, esimerkiksi dokumenttien työstäminen käy helposti. Asiakirjat eivät odota latausta jaettuun työtilaan jonkun sähköpostissa, vaan ajantasaiset versiot ovat aina kaikkien saatavilla.”

Poikkeuksellista palvelua

Kun Fondia valitsi kumppania palvelumallinsa alustan toteuttajaksi, se järjesti ehdolla olleille tiimeille testin.

“Affecto erottui nopeasti muista palveluntarjoajista. Heillä oli ylivoimaisesti paras ymmärrys liiketoiminnastamme ja kokonaisuudesta, mitä olimme tekemässä. Vakuutuimme Affecton kyvystä toteuttaa kokonaisvaltainen ratkaisu, ja tarjota meille kumppanina kehittyneen SharePoint-osaamisen lisäksi palvelumallin konseptointia, visualisointia, integrointia ja ylläpitoa”, Outi Kalska kertoo.

Fondian ja Affecton yhteistyö jatkuu nyt kolmatta vuotta.

”Olemme todella tyytyväisiä. Affecto pysyy lupauksissaan eli tekee sen, mitä on sovittu, niillä kustannuksilla ja siinä aikataulussa – tai jopa nopeammin – kuin on sovittu, mikä on minusta poikkeuksellista. Jalostimme palvelukonseptin yhdessä toteutettavaan muotoon, ja etenkin erinomainen pääarkkitehti on tuonut meille suurta lisäarvoa ratkomalla avoimia kysymyksiä kanssamme ja ehdottamalla uusia ratkaisumalleja.”

MyFondia-palvelun kehittämistä jatketaan aktiivisesti vuonna 2017 asiakaskäyttökokemuksien perusteella.