Affecto on toimittanut Kelan uuteen asiakaspalvelun ja etuuskäsittelyn OIWA-hallintajärjestelmään dokumenttien skannaus- ja indeksointijärjestelmän SOIWAn, jonka avulla Kelan vastaanottamat asiakirjat muunnetaan etuustyön hallintajärjestelmän (OIWA) edellyttämään sähköiseen muotoon.

Affecton ratkaisulla skannausta nopeutetaan ja asiakirjojen indeksoinnin avulla prosesseja entisestään tehostetaan. Ratkaisulla skannataan noin 24 miljoonaa sivua vuodessa useissa skannaustyöpisteissä eri puolilla Suomea.

”Skannauksen muuttuneiden vaatimusten vuoksi tuli tarpeen kilpailuttaa erikseen skannausjärjestelmän tekeminen. Vanhan asioidenhallintajärjestelmän SAHAn skannausominaisuudet eivät olleet riittäviä OIWAn yhteyteen eli näin syntyi SOIWA skannaus- ja indeksointijärjestelmä”, kertoo Kelan eläke- ja toimeentuloturvaosaston Arkki-hankkeen hankejohtaja Marjukka Turunen.

Skannaajan varmistettua, että skannauksen laatu on hyvä, asiakirjat siirtyvät indeksointivaiheeseen, jossa asiakirjoille annetaan tunnistetietoja. Kela toimeenpanee neljäkymmentä eri etuutta tai etuuden osaa.

Etuuksia haetaan lomakkeilla, joita on useita satoja. Indeksointivaiheessa lomakkeille annetaan tunnistetietoja, mm. lomakekoodi. Tämä helpottaa asioiden jatkokäsittelyä, kun lomakkeet on jo luokiteltu valmiiksi asiantuntijan käsittelyä varten. Lomakkeet liitetään alasvetovalikon avulla johonkin etuuteen sekä lisäksi saatetaan antaa liitteiden mukaan erilaisia tarkenteita.

Kelalla on neljä eri aluetta, joilla on yhteensä 24 vakuutuspiiriä. Esimerkiksi Länsi-Suomen alueella skannaus on keskitetty kahteen toimipisteeseen, Seinäjoelle ja Jyväskylään. Länsi-Suomen alueella sijaitseva Keski-Suomen vakuutuspiiri toimi myös OIWA- ja SOIWAjärjestelmien pilottikäyttäjänä.

Etelä-Suomi on iso käyttäjä, sillä siellä tulee sisään puolet maan massasta. Massat asettavat vaatimuksia järjestelmille. Sisään tulevaa, skannattavaa postia on noin 12 miljoonaa kappaletta vuodessa.

Sähköisen kanavan käyttö lisääntyy, jolloin paperia tulee vähemmän. Sähköisiin palveluihin on tekeillä lisäominaisuus, jonka avulla asiakas voisi lähettää itse skannaamansa paperit Kelaan sähköisesti. Palvelun suunniteltu käyttöönotto on kesäkuussa 2012.

Tuplamäärittely varmisti lopputuotteen laadun

Turunen kertoo, että SOIWA-järjestelmän muun muassa lainsäädännöstä juontuvat tarpeet olivat niin yksityiskohtaisia, että ennen varsinaista koko maan käyttöönottoa vuoden 2011 keväällä piti perustaa projekti määrittelyjen kuntoon saamiseksi. Projekti oli tarpeen myös pilotin aikana esiintyneiden virheiden vuoksi.

”Projektiryhmän työn mukaan järjestelmää korjattiin ja tuotiin uusia versioita ennen tuotantokäytön aloittamista vuoden 2011 marraskuussa. Tuplamäärittely oli aikaa vievää, mutta lopputuotteen laadun kannalta se oli todella hyvä asia. Näin saatiin myös lopputuotteen käytettävyyteen liittyviä parannuksia, jotka eivät olleet mukana aiemmassa versiossa”, Turunen kertoo.

Esimerkiksi indeksoinnin kenttiä ja käsittelijän näkymiä hiottiin. Myös hiiren käyttöä onnistuttiin vähentämään pikanäppäimien avulla, sillä hiiren käytön on huomattu aiheuttavan joskus ergonomisia ongelmia.

Indeksointi helpottaa hakemusten jatkokäsittelyä

”Meitä huolestutti pilottivaiheessa se, miten SOIWA kestää koko kuormaa. Tähän tarkoitukseen lisättiin palvelimia ja näin saatiinkin lisää tehoa marraskuussa 2011 alkanutta koko Suomen käyttöä varten”, Turunen kertoo.

Skannaus on nopeampaa kuin ennen, mutta indeksointi omana työvaiheenaan on työllistävämpää. Toisaalta Turunen toteaa, että indeksointi helpottaa myöhempiä työvaiheita. Järjestelmään rakennettu automaattitulkinnan toimivuutta testataan parasta aikaa.

”Laajasta käyttöönotosta ei ole vielä kulunut täyttä vuotta, joka tarvitaan siihen, että voimme arvioida järjestelmän kannattavuutta. Näin arviointiin saadaan mukaan myös kausivaihtelu. Kelassa kiireisimmät ajat ovat alkuvuosi, kesä- kuun alku sekä loppuvuosi.”

 

Kela huolehtii Suomessa asuvien perusturvasta. Kelan hoitaman sosiaaliturvan sisällöstä päätetään lainsäädännössä. Kelan tehtävänä on myös tiedottaa etuuksista ja palveluista, kehittää sosiaaliturvaa tutkimuksen avulla sekä laatia etuuksien ja toiminnan ennakoinnissa ja seurannassa tarvittavia tilastoja, arvioita ja ennusteita.