Etelä-Karjalassa toimiva sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Eksote toteuttaa kuntien välistä yhteistoimintaa ja resurssien jakamista tavalla, jota muualla maassa vasta suunnitellaan.

Etelä-Karjalan kunnat muodostivat vuonna 2010 sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Eksoten. Perustamisvaiheessa sekä taloustiedot että operatiiviset tiedot olivat hajallaan kuntien omissa järjestelmissä. Niiden perusteella päätöksenteko oli hyvin hankalaa.

Vuoden 2011 alussa raportointi päätettiin yhtenäistää. Projekti käynnistyi johdon aloitteesta. Sen tavoitteena oli luoda Eksoten johdolle yhtenäiseen tietoon perustuva raportointijärjestelmä ja mittaristo, joiden avulla tehdään organisaatiota koskevia päätöksiä.

Yksi Eksoten kriittisistä menestystekijöistä on oikean ja riittävän tiedon saaminen, jalostaminen ja jakaminen organisaation toiminnasta ja taloudesta sekä tietoon perustuva strategian mukainen johtamisjärjestelmä. Tämä asetettiin myös Luotsiksi nimetyn projektin johtotähdeksi

Monipuolista toiminnan seurantaa

Kehitysprojekti käynnistyi Eksoten ja Affecton yhteistyönä tiiviinä määritysvaiheena, jonka aikana päätettiin mittaroitavien asioiden ja integroitavien tietolähteiden lisäksi käyttöliittymään ja käyttäjäkokemukseen liittyvät asiat. Projekti jaettiin kahteen vaiheeseen, koska sekä liitettäviä tietolähteitä että mittareita oli paljon.

”Projektin alussa osa tiedoista oli jo keskitetyssä tietovarastossamme. Projektin aikana sinne on liitetty paljon uusia järjestelmiä ja tietolähteitä”, Eksoten projektipäällikkö Katja Klemola sanoo.

Luotsi-järjestelmä kattaa sekä talouden että toiminnan mittareita. Talouden mittareista keskeisin on talousarvion ja toteuman seuranta.

”Strategisesti tärkeä asia on laitoshoidon purkaminen kevyempiin hoitomuotoihin. Sen toteutumista seuraamme sekä toiminnallisilla että taloudellisilla mittareilla. Myös asiakkaidemme valinnanvapauden mittaaminen palveluseteleiden käyttö asteella sekä hoitotakuun toteutumisen mittaaminen ovat tärkeitä seurattavia asioita”, Klemola sanoo.

Sähköisten palveluiden käyttö lisääntyy samalla kun asiakaspalveluhenkilöstön määrä supistuu.

”Seuraamme tarkoin, kuinka suuri osa asiakkaistamme asioi verkkopalveluissamme ja kuinka moni käyttää esimerkiksi sairaaloiden itseilmoittautumispisteitä.”

Monitoimittajaympäristö on ollut Luotsin luonnin suurin haaste. Vanhassa hajautetussa ympäristössä oli runsaasti eri aikoina luotuja ja hyvinkin erilaisia tietolähteitä.

”Tietolähteiden ja raporttien yhdistämisessä Affecton asiantuntijat ovat osoittaneet osaamisensa. He ovat perehtyneet projektin aikana hyvin toimintaamme ja siihen, mitä erilaiset raportit tarkoittavat”, Klemola sanoo.

Luotsin ensimmäinen osa valmistui vuoden 2012 lopussa ja toinen tammikuussa 2014. Projektia jatketaan jatkokehitysprojektina sitä mukaan, kun mittaristot kehittyvät. Järjestelmä on rakennettu IBM Cognos BI -teknologialla, joka oli Eksotelle jo entuudestaan tuttu.

Ennakointia ja läpinäkyvyyttä

Yhtenäinen, luotettava ja ajantasainen tieto antaa eväitä toiminnan ennakointiin. Esimerkiksi väestön huoltosuhteen muutoksista tehdään ennusteita, joiden mukaan palveluita kehitetään. Saman tiedon perusteella tehdään budjetointi ja henkilöstön resursointi. Taloudellisilla mittareilla mitataan kuntien toimintamenojen poikkeamia ja poraudutaan erojen syihin.

Erilaisia toimintamalleja ja tulevaisuudenkuvia voidaan testata, kun taustalla on yksiselitteiset tiedot ja luotettavat ennusteet. Näin suunnitellaan vanhushuollon eri toimintamalleja ja arvioidaan niiden vaikutuksia henkilöstö tarpeeseen ja kustannuksiin.

Luotsin myötä tietojen läpinäkyvyys on parantunut koko organisaatiossa. Lähdetietojen syöttäminen on muuttunut yhtenäisemmäksi ja tiedon laatu on parantunut. Raportit ovat koko ajan luotettavampia ja niiden perusteella tehtävä päätöksenteko on aiempaa varmemmalla pohjalla. Työaikaakin säästyy.

”Tietoja kerättiin ennen organisaation eri puolilta ja se työllisti parikymmentä henkeä. Keruu ja raportointi olivat hyvin henkilösidonnaista työtä. Nyt tiedot tallentuvat järjestelmään prosessien aikana ja raportointi on keskitettyä”, Klemola kuvaa muutosta.

Jatkuvasti uusia mittareita

Järjestelmää kehitetään jatkuvasti toiminnallisten mittareiden osalta.

”Haluamme oppia seuraamaan sitä, ovatko strategiset toimenpiteemme vieneet toimintaamme ja talouttamme haluamaamme suuntaan. Tältä osin olemme tiedon hyödyntämisessä vielä alkumetreillä.”

Projekti on toteutettu alusta alkaen ketterällä menetelmällä.

”Yhteistyö Affecton kanssa on ollut sujuvaa. Olemme saaneet uuden järjestelmän osa kerrallaan hyötykäyttöön.”

Eksoten henkilöstöstä uutta järjestelmää käyttää yli 400 henkeä, joita on koulutettu kahdesti vuodessa uuden järjestelmän käyttöön. Koska Luotsiin tulee jatkuvasti uutta sisältöä, koulutuksessa painotetaan teknisen osaamisen lisäksi järjestelmän mahdollisimman laajaa hyödyntämistä.

”Henkilökuntamme on oppinut käyttämään järjestelmää kattavasti. Mitä enemmän tietoja tarjotaan, sitä enemmän järjestelmältä odotetaan. Tämä on hyvä palaute ja todistaa projektin onnistumista”, Klemola sanoo.

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri Eksoten tuottaa terveyttä, hyvinvointia ja toimintakykyä edistäviä terveys-, perhe- ja sosiaali- sekä vanhustenpalveluja. Sen palveluksessa on noin 4200 henkeä. Eksote tekee palveluista kuntien kanssa palvelusopimukset, jotka perustuvat väestön palvelutarpeeseen. Eksote-kuntayhtymään kuuluu: Lappeenranta, Lemi, Luumäki, Imatra (osa palveluista), Parikkala, Rautjärvi, Ruokolahti, Savitaipale ja Taipalsaari. Asukkaita tällä alueella on noin 133 000.