Sähköverkkoyhtiö Caruna tarvitsi oman intranetin, kun Caruna irtautui keväällä 2014 energiayhtiö Fortumista. Intranetin luomisen lisäksi olemassa olevat työtilat haluttiin siirtää uuteen ympäristöön.

Tavoite

Tavoitteena oli luoda uudelle yritykselle yhtenäinen sähköinen työskentelyympäristö ja viestintäkanava. Intranetistä haluttiin paikka, josta työntekijät saavat tarvitsemansa informaation helposti ja jonne he voivat tuottaa vaivattomasti sisältöä.

Uusi ympäristö päätettiin toteuttaa Microsoft SharePoint 2013 -alustalle. Kilpailutuksen perusteella toteutuskumppaniksi valittiin Affecto.

”Affectolla oli hyvät referenssit tämänkaltaisista projekteista. He myös tunsivat vanhan ympäristön ja meidän tarpeemme”, Carunan tietohallinnon projektipäällikkö Heli Bloigu sanoo.

Toteutus

Yhteistyö käynnistettiin kesäkuussa 2014 tiiviillä määrittelyvaiheella, jonka jälkeen siirryttiin ketterän kehityksen työtapaan. Carunan puolelta projektityöhön osallistui edustajia henkilöstöhallinnosta, viestinnästä ja tietohallinnosta. Affecto toi tiimiin asiantuntijoita sekä Suomesta että Liettuasta.

Projektin aikana sekä ketterän kehityksen työtapa että liettualaisia asiantuntijoita hyödyntävä nearshoretoteutus osoittautuivat toimiviksi ratkaisuiksi.

”Mietimme kehitystiimissä tulevan järjestelmän käytettävyyttä, ulkoasua, rakenteita, tulevia sisältöjä, sosiaalisen median kaltaisten ominaisuuksien hyödyntämistä, tiedon jäsentämistä sekä hakutyökaluja”, Carunan viestintä- johtaja Henna Tuominen muistelee.

Affectolla oli hyvät referenssit tämänkaltaisista projekteista. He myös tunsivat vanhan ympäristön ja meidän tarpeemme.

Käytettävyydessä korostettiin alusta alkaen, että tiedon on löydyttävä helposti ja että uuden tiedon tuottaminen on helppoa.

Uusi intranet avattiin käyttäjille marraskuun alussa. Se tuotiin käyttäjille näytille heti kun se oli mahdollista, vaikka siinä tehtiin edelleen kehitystyötä.

Hyödyt

Kun intranet julkaistiin, carunalaiset ottivat sen innolla vastaan ja alkoivat aktiivisesti tuottaa sisältöä.

”Intranetimme on kaikkien carunalaisten työkalu, jossa on blogeja, kahvihuonekeskusteluja ja muita kanavia, joiden avulla 300 käyttäjää voi jakaa tietoa toisilleen”, Tuominen sanoo.

Intranetin ulkoasun pohjana on Carunan brändikirjan ohjeet. Niiden perusteella Affecton visualistit toteuttivat käyttöliittymän ulkoasun yhdessä Carunan kehitystiimin kanssa. Käyttäjät voivat räätälöidä omaa näkymäänsä tuomalla sinne työssään tarvitsemiaan järjestelmiä, linkkejä ja muita työkaluja.

Carunassa tehdään sisäistä kehitystyötä työtilojen tehokkaan hyödyntämisen eteen ja sisällöntuotannon mahdollisuuksien laajentamiseksi.

”Kehitämme käyttöliittymää käyttäjäpalautteen perusteella. Mietimme jatkuvasti, miten voimme parantaa käytettävyyttä ja kannustamme kaikkia työntekijöitä jakamaan aktiivisesti tietoa”, Tuominen sanoo.

Yhteistyö affectolaisten kanssa ja saavutettu lopputulos miellyttävät sekä Tuomista että Bloigua.

”Affecton asiantuntijat olivat koko projektin ajan aktiivisia ja antoivat nopeasti vastauksia auki oleviin kysymyksiin. He olivat hyvin keskittyneet meidän projektiimme. Tiiviisti aikataulutettu projekti täytti hyvin meidän asettamamme tavoitteet”, Bloigu sanoo.

Caruna (vuoteen 2014 Fortum Sähkönsiirto) on Suomen suurin sähkönsiirtoyhtiö, joka vastaa 640 000 yksityis- ja yritysasiakkaan sähkönsiirrosta Etelä-, Lounais- ja LänsiSuomessa, Joensuussa, Koillismaalla sekä Satakunnassa. Carunan palveluksessa on suoraan 340 henkilöä ja välillisesti yhteensä 1 500 työntekijää eri puolilla Suomea. Caruna panostaa säävarman verkon rakentamiseen ja investoi vuosittain noin 100 miljoonaa euroa sähköverkon kehittämiseen.