Bolidenin suomalaisten yksiköiden tavoitteena oli kustannusseurannan tehostaminen. Affecton toimittaman ratkaisun ansiosta tieto on saatavilla helposti ja nopeasti vertailukelpoisessa muodossa, mikä auttaa turhien kulujen karsimisessa.

Projektissa olivat mukana Bolidenin suomalaiset toimipaikat eli Kokkolan sinkkitehdas (Boliden Kokkola Oy) ja Harjavallan kuparisulatto (Boliden Harjavalta Oy). Tehtaat ovat osa ruotsalaista Boliden-konsernia, jolla on toimintoja Suomen ja Ruotsin lisäksi Norjassa ja Irlannissa.

Kokkolan ja Harjavallan tehtailla haasteita tuottivat käyttö-, kunnossapito- ja henkilökustannusten arviointi ja seuranta. Tiedot sijaitsivat useissa eri järjestelmissä, ja niiden vertailu ja analysointi oli vaikeaa. Kustannusseuranta oli haasteellista, eikä se toiminut tarvittavalla tarkkuudella.

Tehokasta ja tarkkaa raportointia

Uudistuksen tavoitteena oli helppokäyttöinen järjestelmä, joka parantaisi sekä tehtaan että yksittäisten osastojen kustannusraportointia.

”Aiemmin tiedot olivat monissa eri järjestelmissä, ja tiedon tuottamisessa tarvittiin useita Excel-tiedostoja, joita jouduttiin joka kerta päivittämään käsin. Uusi järjestelmä automatisoi tiedonhakuprosessia, mikä parantaa tiedon laatua ja nopeuttaa tiedonkäsittelyä”, sanoo Boliden Kokkolan taloussuunnittelija Ville Ylä-Jokisalo.

Kustannusraportoinnin useat osaalueet kaipasivat tarkennusta. Kustannusten raportoinnissa tarvittiin tietoa tuotannossa käytettävien tarveaineiden hinnasta ja määrästä. Tuotetuista tonneista ja yksikkölaskennasta haluttiin tiedot eriteltyinä kustannuspaikan ja -lajin, materiaalin, toimittajan, asiakkaan ja yksikön mukaan. Myös henkilöstökustannuksista tarvittiin tarkkoja tietoja työajasta, poissaoloista, henkilö- määristä ja lomapalkkavarauksista.

Budjetoinnissa tavoitteena oli tarkentaa kulubudjettia tarveaineiden osalta. Koska tuhansien tuotteiden joukosta vajaat sata tuotetta synnyttää 95 prosenttia kustannuksista, budjetointi vietiin viiden prosentin osalta tarveaine- ja tuotetasolle.

Ratkaisun avaimet

”Affectolla oli hyvä konsultti, joka ymmärsi nopeasti meidän tarpeemme. Projekti oli kaikin puolin onnistunut”, Ylä-Jokisalo toteaa.

Kustannusanalyysien pohjaksi SAPtoiminnanohjausjärjestelmässä olevat kustannustiedot yhdistettiin palkanlaskenta- ja kunnossapitojärjestelmien tietoihin. Näihin yhdistettiin edelleen tieto toteutuneesta tuotannosta sekä budjettitiedot vertailtavuuden parantamiseksi. Jatkossa tietoa on mahdollista analysoida useista eri näkökulmista.

Hyvän käytettävyyden takaamiseksi järjestelmässä on yksi helppokäyttöinen työpöytä, josta jokainen käyttäjä saa tarvitsemansa tiedon helposti. Ratkaisu liitettiin olemassa olevaan kirjautumisjärjestelmään, jonka kautta käyttäjä saa oikeudet kaikkiin sovelluksiinsa.

Materiaalien budjetointiin luotiin Cognos Planning -sovellus, johon syö- te tään kustannuspaikkakohtaisesti tarvittavat materiaalimäärät. Materiaalimäärät ja tileille osoitetut kustannukset viedään tietovarastoon raportointia varten.

”Käyttäjäkokemusten perusteella uusi järjestelmä on helppokäyttöinen, selkeä ja yksinkertainen. Se tulee varmasti parantamaan kustannustietoutta ”, Ylä-Jokisalo kertoo.

Vertailukelpoista tietoa helposti saatavilla

Affecto vastasi Cognos-tuoteperheellä totutetusta kokonaisuudesta (Cognos Business Intelligence, Data Manager ja Planning). Ratkaisun ansiosta tehtaat voivat nyt seurata aiempaa tarkemmin kustannuksia sekä tarveaineiden budjetointia. Kustannustietojen yhdistely useasta järjestelmästä onnistuu sujuvasti ja budjetointi on aiempaa tarkempaa.

Työkalu on käytössä sekä Kokkolas sa että Harjavallassa. Kustannusseurannan osalta raportointi oli pitkälti samanlaista, joten yhtenäisen ympäristön toteutus oli mahdollista. Budjetoinnin osalta tuotteet erosivat toimipaikkojen välillä niin paljon, että niille luotiin kaksi eri mallia ja ylläpito siirrettiin toimipaikkojen vastuuhenkilöille.

”Jatkossa ratkaisun käyttöä on tarkoitus laajentaa johtamisjärjestelmän raportointiin, yhdistää tuotannon raportointia entistä tiiviimmin kustannusraportointiin sekä jatkaa budjetoinnin ja ennustamisen kehittämistä”, Ylä-Jokisalo visioi.

 

Boliden on kaivos- ja sulattamoyhtiö. Se on on yksi suurimmista kuparin tuottajista ja kolmanneksi suurin sinkin tuottaja Euroopassa. Yhtiön toiminta keskittyy jalostusketjun alkuun eli metallien etsimiseen, kaivoslouhintaan, rikastamiseen, sulattamiseen, jalostukseen ja uudelleenkäsittelyyn sekä kierrättämiseen. Metallien uudelleenkäsittelyssä ja kierrättämisessä Boliden on yksi johtavista toimijoista maailmassa. Yhtiöllä on toimintaa Ruotsissa, Suomessa, Norjassa ja Irlannissa.